Özel Kalem Müdür V.
Görev Yetki ve Sorumlulukları
Görevleri
MADDE 6- Özel Kalem Müdürlüğü;
a) Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek,
b) Temsil ağırlama tören iş ve işlemlerini planlamak, koordine etmek ve yapmak,
c) Başkanlık Makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
d) Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla irtibat kurmak ve işbirliği yapmak,
e) Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ve yazışmaları yapmak,
f) Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
g) Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
h) Belediye Başkanı ile görüşme talebinde bulunanların görüşmelerini planlamak,
i) Çağrı Merkezine telefon ya da şahsen başvuranların şikâyet ve taleplerini kayda alarak ilgili birimlere iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına iletmek; sonuçlarını ilgililere ve Başkanlık Makamına bildirmek,
k) Yardım talebi ile gelen vatandaşları dinlemek çözüm yolları aramak ve ilgili makam ya da müdürlükle iletişim kurmak ya da kurmasını sağlamak,
l) Başkanlıkça istenilen belge ve bilgileri birimlerden temin ederek sunmak,
m) Resmi ve özel tebrik, teşekkür, taziye gibi konularda mektup ve telgrafların hazırlanması,
n) Başkanlık Makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,
Müdürün görev yetki ve sorumluluğu;
MADDE 7- Özel Kalem Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanına karşı sorumlu olup;
a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,
b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,
c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,
ç) Personelinin tüm özlük işlemlerini yürütmek ve işe gelip gidişlerin takibini yapmak,
d) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,
e) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlamak,
f) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlatmak,
g) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,
ğ) Disiplin ve sicil amiri sıfatıyla ilgili Yönetmelikler çerçevesinde hareket etmek,
h) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.
İdari ve Mali İşler Birimi
MADDE 8- İdari ve Mali İşler Birimi;
a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,
b) Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,
c) Müdürlük personelinin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,
ç) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,
d) Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,
e) İşçi personelin puantajlarını ve müdürlük personelinin mesai imza fönlerini tutmak,
f) Görev alanına giren ve Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
Protokol Birimi
MADDE 9- Protokol Birimi;
a)Başkanlık Makamının protokol iş ve işlemlerini düzenlemek ve yürütmek, Başkanlık makamının resmi ve özel haberleşmelerini yürütmek,
b)Başkanlığın emirleri üzerine ilgili müdürlükler, kurum ve kuruluşlarla ilişki kurmak ve işbirliği yapmak,
c)Belediye başkanının dış ülkelere yaptığı seyahatlerle ilgili iş ve işlemleri ile yazışmaları yapmak,
ç)Basın özetlerinin ilgili birimlere ve makamlara duyurulmasını sağlamak ve sonuçlarını takip etmek,
d)Anma ve tören gerektiren özel günlere ilişkin Kültür ve Sosyal İşler Müdürlüğünce yürütülecek faaliyetlerin protokol işlerinin yürütülmesini sağlamak,
e)Başkanlık makamının medya ile olan ilişkilerinin protokol işlerini yürütmek,
f)Görev alanına giren ve Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak,
